A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados ou ainda Lei 13.853, entrou em vigor em agosto de 2020, trazendo mudanças relevantes na relação daqueles que detém os dados pessoais e os titulares destes dados.

Tendo como objetivo principal a preservação dos direitos dos titulares de dados, a LGPD estabelece alguns princípios que devem ser seguidos pelas empresas durante o tratamento dos dados pessoais, como por exemplo, a transparência, a finalidade e a necessidade. (Vide Artigo 6º. da LGPD).  Para um tratamento de dados ocorrer, é preciso que sua necessidade seja legítima, que a operação esteja clara através de procedimentos transparentes, considerando a coleta mínima de dados pessoais necessários para atingir a finalidade pretendida. 

No universo corporativo, várias áreas das empresas tiveram a sua rotina e o seu dia a dia afetados pela lei, uma vez que realizam diariamente diversos tratamentos de dados (desde a coleta, processamento, armazenamento e deleção) de pessoas físicas, seus administradores e colaboradores, como também de fornecedores, parceiros e clientes.

Falando especificamente sobre as relações de trabalho, empresas lidam com dados pessoais ( dados que identifiquem a pessoa física como nome, RG, e-mail, CPF) e dados pessoais sensíveis ( dados que qualificam a pessoa física, como sua origem racial, religião, filiação política, saúde, opção sexual, genética e biometria)  de seus colaboradores para realizar adequadamente o trabalho, gerenciando toda a trajetória deste colaborador dentro da empresa, desde a sua pré-contratação, a contratação efetiva e a permanência na empresa até mesmo após o seu desligamento, o que acaba por caracterizar as três principais fases de tratamento de dados.

 A fase de pré-contratação é aquela em que ocorre o primeiro contato com candidatos, independente do meio de comunicação utilizado.  Nesse contato já existe um tratamento de dados, uma vez que segundo a LGPD, o “acesso” aos dados pessoais já caracteriza uma situação a ser observada pela lei.

Com a obtenção da vaga já existe a formação do vínculo de trabalho, iniciando a fase de contratação, com novos tratamentos de dados identificados, que, em sua maioria, são dados necessários à elaboração do Contrato de Trabalho, ou seja, de cumprimento de uma obrigação legal ou regulatória.

Na fase pós contratação existe a necessidade da manutenção de determinados dados do colaborador pela empresa, inclusive por prazo indeterminado, como é o caso do Contrato de Trabalho e a Ficha Registro do Colaborador, o que, por lei, estende o período de responsabilidade da empresa pelo armazenamento e a guarda dos dados, enquanto perdurar a finalidade para o seu tratamento.

Sendo assim, seja sob o aspecto estratégico – processo de recrutamento e seleção, por exemplo ou sob o seu aspecto mais operacional – admissão, cálculo de folha, férias, controle de jornada, desligamento e gestão de benefícios – o RH das empresas é afetado pela LGPD, que tem como objetivo obter o melhor uso e a preservação dos dados das pessoas físicas que formam a sua base, além daqueles que também venham a fazer parte dela, os candidatos ou futuros colaboradores.

Considerando as várias rotinas de RH que envolvem uso de dados pessoais e/ou dados pessoais sensíveis, especial atenção deve ser dada às seguintes situações:

•Dados pessoais de candidatos no Banco de Currículos;

• Dados pessoais como:  endereço, dados bancários, contatos de emergência, entre outros.

• Solicitação de dados sensíveis no processo de Recrutamento e Seleção – é necessário avaliar a necessidade da solicitação de dados sensíveis como gênero, estado civil, religião, orientação sexual por exemplo, uma vez que não apresentam correlação com o propósito de contratar funcionários capacitados; 

• Dados sensíveis com relação aos colaboradores que já fazem parte do quadro da empresa (como os Atestados médicos e informações de uso do Plano de Saúde, por exemplo);  

• Fornecimento de dados pessoais e sensíveis à Seguradora do Plano de Saúde;

• Compartilhamento de dados com a empresa terceirizada (BPO) responsável pelo fechamento da Folha de Pagamento da empresa;

• Envio de dados ao Sindicato e Órgãos públicos; e

• Realização de Exames admissionais e demissionais

Em termos práticos, quais são os primeiros passos a serem dados pelo RH para se adequar à LGPD?

Vamos lá! Caso você tenha interesse em obter mais informações sobre o assunto, entre em contato conosco! A VBR Brasil conta com um time especializado em LGPD e está a disposição para ajudá-lo neste processo.

Lilian Denise Meneghini Lambert

Sócia – VBR Brasil